保定市中级人民法院


 

从运行中看法院办公自动化进程中的问题

  发布时间:2015-11-12 15:24:34


当今我国已步入网络时代。网络时代给司法工作提出了新的挑战,也带来了新的机遇。如何顺应网络时代的客观需要,进一步推进和深化自动化,是新时期人民法院面临的一个重大课题。现如今,保定地区已经全部上线使用办公自动化系统,然后在上线的初期却遇到了种种问题,现特就其中使用存在的问题进行分析,并提出对策。

一、办公自动化应用中存在的主要问题

 1.办公自动化应用中必须的“硬件”不足。目前,我院虽已建立内网,但上内网的计算机仅有20台,人均0.7台,离实现办公自动化人手一机的最基本要求还有相当距离,且大部份计算机为现市场主流产品的前代产品,运转速度慢,故障多,不能有效地开展工作。外出使用的手提电脑也仅有4台,远远不能满足现代化办公和远程办案工作的需要。

2.领导不是真正的重视,部份干警缺乏办公自动化应用要求具备的基本素质,没有养成上班登陆查看的习惯。实现办公自动化要求领导重视不仅仅停留在口号或者愿望上,需要身体力行;干警必须具备的最基本素质就是要具有操作计算机的能力,起码具备计算机硬、软件常识,熟练掌握一种汉字录入方法和至少一种文字处理软件,了解计算机上的目录(文件夹)和文件的基本概念,会网络软件的基本操作,了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念,以及关于系统安全、病毒、数据备份等知识。

3.办公自动化应用处在低层次水平。目前办公自动化内网应用方面仅局限于发通知、送汇报等公文处理,虽然已初步实现了公文处理的网络化、自动化和无纸化,但很多部门的公文在内网传递、交换时,往往还习惯印制部份书面文件,造成不必要的浪费,且内网的上述大部分管理功能还未能全面应用,或者应用很少,尚有很大的开拓空间:包括会议管理(包括会议计划、日程、通知、组织、纪要、归档、查询、统计等功能的会议管理功能,使会议通知、协调、安排都能在网络环境下实现)、公共信息管理(包括各种通知、汇报材料、电子刊物、大事记、电子公告等)、部门事务处理(包括部门值班、休假安排、工作计划、工作总结、部门活动等)、个人办公管理(包括通讯录、日程、个人物品等)、 领导日程管理(包括为领导提供的日程、活动等)、文档资料管理(包括文档资料的立卷、借阅、统计等)。

4.与办公自动化应用相适应的规章制度不健全。办公自动化的应用,如公文的起草、发文、签阅、批示、查阅、传递等均在计算机上进行,通知、公告、通信、开会、决策、获得反馈信息、征求意见等也在内网上实现,这需要建立和完善各种规章制度。目前,由于两级院未建立完整的规章制度,上级又无明确的执行规范,造成无章可循,加上电脑数量不足,无法有效地进行检查督促,导致使用的随意性较大,如有关部门、人员不按时开机、待机和联网,传递、查询消息不习惯通过上内网进行,不在内网对应栏目上正确录入或粘贴本部门相关的内容,或者不及时对有关栏目的内容进行更新、处理,由于归责制度也是一片空白,直接影响了内网使用的效率和质量。

5.系统的安全难以令人满意。目前,两级院落实保密管理制度,上内网的计算机全部处理案件信息,但由于内网计算机不足,多人共用一机,或者多机多人交叉使用,权限、责任不明。一方面,多人可从同机获得他人按规定才有知情权的其他信息,容易发生“泄露风声”;另一方面,使用、维护责任难分,私自加装各种应用软件的情况时有发生,往往导致故障频发。从检查的情况看,部分终端机虽然安装了防病毒软件,但版本不一,升级困难,难以发挥应有作用。此外,越来越依靠网络的办公自动化系统特别是内网,一旦由于意外事故将系统破坏或因泄密而被迫关闭时,整个单位将处于瘫痪,但目前这一问题普遍没有引起重视,还没有考虑到要制定相应的应急预案和措施。

二、对策和建议

现代办公自动化应用重在规划,贵在实践,难在管理,关键在领导。为进一步推进机关办公自动化应用的开展,需采取如下一些措施:

1.加强对办公自动化应用工作方面的领导。办公自动化应用方面存在的上述问题,原因是多方面的。各院长必须进一步加强对办公自动化应用工作方面的领导,将其摆上院党组重要议事日程上来,进一步采取有效措施,做好规划,加强督促、检查和指导,认真解决存在的问题,不断推动本院机关办公自动化应用工作的展开。

2.加强资金投入,加快“硬件”建设,突破“瓶颈”障碍。完全实现办公自动化,目前最主要的“瓶颈”障碍是“硬件”不足。要多方筹措资金,加大资金投入,在努力按人手一机配置电脑的基础上,抓好电脑的升级换代工作,提高使用效率。

3.进一步加强应用技术培训和指导,有效提高应用水平。实施办公自动化需要高素质的检察人才,加强计算机应用技术培训成为当务之急。各院要把是否具备应用技能,列入部门和个人年度考评指标,通过有效途径,不断提高干警计算机应用水平。同时,要通过引入专业技术人才,加强工作指导,不断提高解决实际问题的能力。

4.进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。无规矩不以成方圆,办公自动化的操作性很强,必须进一步建立和完善与办公自动化相适应的规章制度。目前,要突出可操作性,重点就公文管理过程中各环节责任的归属、应急处置机制、规范人员习惯和程序的操作,进一步推进公文处理的网络化、自动化和无纸化。其他事务处理,也要在规范操作程序上逐步推进。

5.加强网络安全防范工作,提高系统安全性。局域网的技术防范措施必须加强。要加强人员和权限管理,明确人员的权限、角色、口令、授权等,防止“走漏风声”的现象发生。对防病毒软件要严格按规定予以安装,及时升级,确保发挥作用,严格规范移动传输介质(如U盘)在内网计算机上的使用。要加强系统资料的备份管理,加强检查和维护,并制订必要的应急措施,防患于未然。

责任编辑:裴晶晶    

 

 

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